Como criar rotas mais eficientes para distribuição dos seus produtos?

Você já parou para pensar que com uma organização simples você pode gastar muito menos tempo em suas entregas?

Muitas vezes os distribuidores de pronta entrega precisam fazer viagens longas e cansativas, tudo para realizar o melhor e mais rápido atendimento. Mas será que existe uma forma de aperfeiçoar esse trajeto e, assim, reduzir custos e o tempo gasto?

Neste artigo mostraremos algumas das técnicas para se utilizar quando o assunto é analisar rotas e como tornar o planejamento de rotas mais eficiente.

Os benefícios de rotas bem planejadas

Representantes comerciais muitas vezes não têm um bom planejamento de rota. Isso porque essa é uma tarefa que deveria ser executada pelo gestor e na prática nem sempre exercida pelos profissionais, embora seus benefícios sejam muitos:

• Reduz custos com combustível e manutenção dos veículos;
• Otimiza o tempo das equipes de vendas
• De acordo com o período em que o distribuidor sistematiza as rotas, é possível montar equipes menores para cobrir determinada área de atendimento, resultando em um faturamento maior
• Menos tempo no trânsito, o que reduz o nível de stress nos representantes para que façam um bom contato com o cliente
• A facilidade de ter todas as informações já organizadas remove preocupações desnecessárias e informa o gerente de vendas em tempo real
• Satisfação dos clientes, já que terá maior agilidade e previsibilidade nas rotinas de pronta entrega

5 passos para conseguir o melhor planejamento de rotas 

1 – Comunicação com seus clientes

A primeira coisa que quem vai à rua deve ter em mente é que está dando um passo para revolucionar o seu negócio, ao colocar-se em uma situação que muitos evitam, mas que dá o melhor retorno, indo atrás do cliente, para ficar “cara a cara” com ele e converter melhor a venda de seus produtos. 

Nesse caso, sempre é melhor economizar esforços para a efetivação da venda e sistematizar as questões relativas ao ciclo de vida do produto.

Um dos detalhes mais importantes, mas infelizmente muitas vezes deixado de lado pelas equipes de vendas, é conhecer as preferências dos seus clientes. Pergunte para eles qual a melhor data e horário para realizar a visita, dessa forma você conhecerá as restrições deles e você evitará surpresas, como cancelamentos em cima da hora. 

Lembre sempre de avisar seus clientes com antecedência e confirmar o atendimento. Caso o cliente esteja indisponível, tenha um plano “B”.

2 – Agendamento

Um bom planejamento evita que sua mercadoria volte para o depósito, algo que pode ser melhorado se você tiver um sistema que lhe ajude. 

Por outro lado, o cliente sente-se importante e aumenta seu compromisso quando entende que ele determina horários com o fornecedor, quando ele pode optar por algum período que lhe seja conveniente. O ideal é que você possa ter um sistema para visitas que lhe informe dessa disposição de datas e horários.

Usando a preferência de data e horário dos seus clientes, você deve fazer uma agenda do vendedor. É nela que irão constar os clientes, suas localizações, datas e horários de atendimento, dados de contato, chamadas passadas e demais lembretes sobre o mesmo.

Lembre também de registrar informações como as mercadorias que precisam ser entregues, bem como o veículo adequado que os vendedores irão precisar usar. Note que viagens de longa distância requerem atenção em dobro.

Parece muita coisa para anotar? É para isso que a tecnologia existe. Aplicativos de vendas conseguem não só automatizar processos como também enviar notificações, tanto para as equipes de vendas como para o gerente de vendas. Em um sistema adequado para a gestão de todo esse processo, você consegue fazer o registro de todas as atividades executadas no cliente, como pré-vendas, encomendas, visitas, orçamentos e inclusive a venda pronta entrega, aquela onde você digita o pedido, emite a nota fiscal e o boleto na presença do cliente.

3 – Execução da Rota

Ok, você já falou com os clientes, fez a organização e agendamento. Agora você precisa executar as visitas.

Quando os representantes estão na estrada, é importante atentar-se aos horários de congestionamento. Tente sempre que possível evitar esses horários de visitas a clientes com localização em áreas movimentadas, como grandes centros. É preferível muitas vezes fazer a primeira visita em clientes mais afastados, até que o trânsito volte ao fluxo normal para, então, visitar os clientes dessas áreas.

Para ter o controle adequado, aplicativos como Waze, Google Maps e Sygic podem ser integrados na sua ferramenta de agendamento de visitas e te ajudarão na condução das mesmas. Além disso, seu aplicativo pode otimizar as rotas e te dar a ordem adequada de execução para cada cliente.

4 – Acompanhamento Pós-Atendimento

Após as visitas, deve se realizar um acompanhamento. É por meio dele que você terá acesso a dados como a frequência das visitas e, com isso, poderá verificar se ela está adequada, para que todos os clientes estejam satisfeitos.

Aplicativos podem novamente auxiliar nesse processo. Você pode ter um feedback em tempo real dos atendimentos feitos e fazer “checklists”, o que ajuda psicologicamente os vendedores, já que dá a noção de “conquistas” do dia.

O gerente de vendas ou administrador também pode monitorar as atividades de campo de suas equipes de vendas externas.

5 – A importância de contar com um sistema para rotas

Provavelmente chegamos até esse ponto do conteúdo e você está se perguntando como conseguir fazer tudo isso com planilhas ou controles paralelos. Concordo que é uma tarefa bem difícil. 

O ideal é que sua empresa possa contar com um sistema automatizado de rotas, que além de permitir uma organização apurada das visitas a realizar, agilizará o processo de vendas.

Sistemas para pronta entrega como o fornecido pelo VendasExternas, servem como suporte na hora de planejar quando e quais clientes atender, que tipo de mercadoria levar e resolvem todas as tarefas fiscais e de cobranças envolvidas nesse tipo de venda.

E não se trata apenas de acompanhar movimentos do vendedor e gerar dados. A análise gerada está ligada à avaliação do desempenho geral de sua organização.

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