Muito provavelmente você já sabe que é obrigação de sua empresa armazenar por, no mínimo 5 anos, as NFes recebidas e emitidas por ela. Agora, acredito que seja uma novidade que o não armazenamento dos XMLs das NFes podem levá-lo à prisão.

Desde sempre meu pai guarda cópia de comprovantes de pagamento, notas fiscais e outros documentos em seu lendário criado mudo, que fica ao lado de sua cama. Uma grande parte dos documentos está lá há mais de 5 anos.

Quando eu perguntava a ele o motivo que o levava a fazer isso, a resposta era imediata: “Ora, eu guardo isso porque um dia posso precisar”.

Normalmente os pais são considerados sábios, provavelmente esse ensinamento de guardar comprovantes e documentos por 5, 10, talvez 20 anos também tenha sido aprendido com seus pais. E o hábito de meu pai não poderia estar mais certo, inclusive isso tem muita relação com o seu negócio.

Então vou explicar a ligação

Toda transação comercial entre empresas deve ser precedida de uma nota fiscal e esse documento deve ser armazenado por período mínimo de 5 anos, sob pena de sua empresa receber pesadas multas, que variam de R$1.000,00 por xml até a prisão.

Além da responsabilidade fiscal, o problema pode vir por parte do cliente. Quando este desiste da compra, é obrigação do fornecedor ter cópia da Nota fiscal para propiciar a troca ou devolução do item.

É importante dizer que uma vez que os XMLs forem perdidos, eles somente poderão ser recuperados se sua empresa tiver as chaves de autorização das NFes.

E como fazer isso para evitar dor de cabeça?

Ao contrário de meu pai, sua empresa não precisa de um criado mudo para guardar todo Danfe impresso, pois além de ser pouco seguro, o custo é elevado.

A alternativa mais indicada é armazenar toda essa informação online, através de backups de segurança ou serviços especializados.

Ao fazer isso, você tem garantia de segurança e deixa o acesso a estes registros mais facilitado, inclusive por parte de seu Contador.

O VendasExternas pode me ajudar com isso?

É claro, todos os clientes do VendasExternas podem contar com um recurso que hospeda automaticamente suas notas fiscais eletrônicas.

Além dos relatórios de notas fiscais que incluem seus respectivos status, este recurso possibilita a exportação do XML em lotes por períodos de datas.

Acesse o vídeo que mostra o funcionamento deste recurso:

Mais sobre como o VendasExternas ajuda sua empresa?

O VendasExternas reúne em uma única solução todos os recursos necessários para que sua empresa possa:

  • Planejar a rota de atendimentos dos vendedores;
  • Carregar o XML da NFe de remessa dos produtos;
  • Possibilitar a emissão da NFe em campo com ou sem internet;
  • Permitir a geração de boletos bancários e impressão nas impressoras portáteis;
  • Integrar as informações de campo ao sistema de gestão interno utilizado pela sua empresa.

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